Mediatiedotteet ovat tärkeä väline ajankohtaisista aiheista viestimiseen, yrityksen imagon ja brändin luomiseen sekä ylläpitoon. Ennen kuin mediatiedote saavuttaa ansaitsemansa huomion, täytyy median kuitenkin tarttua juttuun. Median huomion saa parhaiten hyvin rakennetulla ja ajankohtaisella tiedotteella, jossa otsikko itsessään jo riittää herättämään lukijan mielenkiinnon. Kokonaisuudessaan erinomainen lehdistötiedote on rakenteeltaan sujuva, johdonmukainen ja mielenkiintoinen.
Mediatiedotteen rakentaminen voi olla haastavaa, mikäli organisaatiossa ei ole vahvaa viestinnän asiantuntemusta. Yritysten tiedotus voikin tökätä tähän ja siksi monille organisaatioille viestintätoimiston käyttäminen voikin tuntua ainoalta tavalta toteuttaa pitkäjänteistä ja laadukasta viestintää. Millaisissa tilanteissa ja miksi kannattaa kuitenkin harkita, että tiedotus hoidetaan talon sisällä?
6 syytä, miksi yritysten tiedotus kannattaa hoitaa itse:
- Tunnet yrityksesi
- Tiedät, mitä haluat
- Voit reagoida nopeasti
- Luot omat kontaktisi
- Opit, mikä toimii
- Säästät rahaa
Artikkelin lopusta löydät vielä yhteenvedon, jonka avulla tarkistat helposti, kannattaako tiedotus hoitaa talon sisällä vai viestintätoimiston avustuksella. Pääset yhteenvetoon tästä.
1. Tunnet yrityksesi
Tiedät itse parhaiten, mitä yrityksessäsi ja toimialallasi tapahtuu ja tunnet kohdeyleisösi. Ulkoisen viestintätoimiston voi toisinaan ollahankala kirjoittaa esimerkiksi tietyn alan suuntauksista, henkilöstöstäsi tai palveluistasi asiantuntevasti. Yritysten tiedotus koostuu useimmiten uusien tuotelanseerausten, henkilöstömuutosten tai uusien toimipaikkojen infoamisesta, joista parhaiten tiedät sinä itse. Näiden osalta kannattaa olla vahvasti itse mukana tiedotteen tekemisessä, jotta vältytään asiavirheiltä. Näin tiedotteessa säilyy asiantunteva ja yhtenäinen ote.
Lianalla tiedotus hoidetaan talon sisältä. Tähän on syynä vahva oman alan tuntemus sekä talon sisältä löytyvä viestintäosaaminen.
2. Tiedät, mitä haluat
Organisaatiosi toimijana tiedät myös parhaiten yhteisen visionne: mihin suuntaan haluatte kehittää yritystänne ja miksi? Organisaation pitkän tähtäimen tavoite on tärkeä pitää mielessä tiedotteita rakennettaessa, jotta viestintätyö edistää yhteisiä päämääriä. Kun tiedote on organisaation sisällä kirjoitettu, tiedät varmasti, että tiedote edistää strategiaasi.
3. Voit reagoida nopeasti
Lähes jokainen organisaatio on joskus kokenut tai tulee tulevaisuudessa kokemaan kriisitilanteen. Etenkin sosiaalisen median aikakaudella pienetkin virheet tai väärät lausunnot voivat levitä kulovalkean tavoin, joten nopea reagointi näihin on ensisijaisen tärkeää. Tiedotteiden talon sisällä tekeminen on huomattavasti nopeampaa ja voi auttaa tukahduttamaan pienet tulipalot ennen kuin kriisistä ehtii syntyä suurempaa vahinkoa. Kriisiviestintää voi myöhemmin jatkaa myös viestintätoimiston kanssa, kunhan ensihädästä on selvitty.
4. Luot omat kontaktisi
Hyvin rakennettu kontaktiverkosto on pitkäjänteiselle PR-työlle elintärkeää. Toimittajat tarttuvat huomattavasti helpommin tiedotteisiin, mikäli sen takana on heille tuttu henkilö tai organisaatio. Toimittajasuhteita saa helposti rakennettua ja ylläpidettyä hoitamalla viestintätyön suurimmilta osin itse. Seuraa tiedotteidesi avauksia ja tarjoa lisäsisältöä niille toimittajille, jotka ovat kiinnostuneita jutuistasi. Jatka toimittajasuhteiden ylläpitoa tarjoamalla heille juuri heitä kiinnostavaa sisältöä ja kutsumalla heidät tapahtumiisi. Mikäli pääosin ulkoistat tiedotteesi, voivat kontaktit jäädä sinulle etäisiksi ja tuntemattomiksi. Ulkoistettu tiedotus ei myöskään usein anna mahdollisuutta reagoida yhtä nopeasta tiedottamisen tarpeisiin kuin se, että tiedotus hoidetaan itse, sillä itse tiedottaminen tarjoaa jopa mahdollisuuden olla suoraan yhteydessä kontaktilistasi henkilöihin asian laadun sitä vaatiessa.
Toimittajakyselyymme vastaajista 95 % piti hyödyllisenä yritysten aktiivista tiedottamista, vaikka aihe ei sillä kertaa päätyisikään heidän julkaisemakseen. Aktiivinen tiedotus kannattaa.
5. Opit, mikä toimii
Mitä tahansa teetkin, kokeilemalla tiedät, mikä toimii ja mikä ei. Tekemällä ja lähettämällä tiedotteesi itse opit tuntemaan kohdeyleisösi ja sen, miten toimittajat vastaanottavat erilaiset tiedotteet. Näin syntynyt tietotaito jää organisaatiosi käyttöön, eikä ulkoiselle toimijalla, minkä johdossa tiedotus voidaan jatkossa hoitaa entistä paremmin sidosryhmien tarpeita palvellen.
6. Säästät rahaa
Myönnetään tosiasiat: viestintätoimiston palkkaaminen on kalliimpaa, kuin tiedotteiden itse tekeminen. Viestintätoimistossa kuitenkin maksetaan vahvasta asiantuntijuudesta ja mahdollisesti vuosien kokemuksesta. Vaikka ulkoistamisen syynä on usein ajankäytön kohdistaminen yrityksen toiminnan tehostamiseen, voi hyötysuhde joskus olla itse tekemisen puolella. Pohdi tarkkaan, missä tilanteissa saat enemmän rahoillesi vastinetta ulkoistamalla tiedotteet verrattuna siihen, että panostat omiin henkilöstöresursseihin. Jos yrityksestäsi löytyy tarvittavat taidot ja kokemusta siitä, miten yritysten tiedotusta kannattaa toteuttaa, kannattaa harkita edes kokeilemista itse ennen viestintätoimiston palkkaamista.
Yritysten tiedotus lyhyesti
Jos vielä pohdit, kannattaako tiedotus hoitaa talon sisältä vai viestintätoimiston kautta, tässä lyhyehkö kertaus aiheesta:
Ulkoista tiedotus, kun:
- Omat resurssisi eivät riitä laadukkaaseen ja osaavaan tiedottamiseen
- Kaipaat ulkopuolista näkemystä tiedotteeseen
- Tiedotat hyvin laajalle yleisölle ja tärkeästä aiheesta
Tee tiedotus itse, kun:
- Haluat, että tiedotteessa näkyy organisaatiosi henkilökohtainen ote
- Haluat luoda toimittajasuhteita
- Olette jo investoineet henkilöstön osalta viestinnän asiantuntijuuteen
- Tiedote kaipaa tarkkaa tietoa yrityksestänne tai toimialastanne
- Rahallinen investointi toimistoon ei ole kannattavaa tiedotteen laajuuden huomioon ottaen
Tarvitsetko tiedotejakelupalvelun, jolla yrityksesi tiedotus saavuttaisi tehokkaammin eri mediat?
Lianan tiedotejakelupalvelu ePressi on Suomen suosituin uutisportaali, jota hyödyntämällä luot menestyksekkäät tiedotteet ja saavutat kohderyhmäsi tehokkaasti. Hyödyntämällä uutisportaaliamme saavutat laajan toimittajakunnan, sillä ePressi palvelu pitää sisällään tuhansien toimittajien yhteystiedot sekä sen sisällä julkaistuja tiedotteita seuraa kuukausittain portaalin kautta yli 100 000 lukijaa.
Kerro meille tiedottamisen tarpeistasi!
Lisää vinkkejä tehokkaaseen tiedottamiseen:
Kommentti
Kommentit
Ei kommentteja