Sähköpostimarkkinointia tekevien yritysten on noudatettava maakohtaisia tietosuojadirektiivejä ja -lakeja – tämä taitaa olla useimmille markkinoijille tuttua. Datavastuullisuudella viitataan kuitenkin myös sellaisiin vastuullisiin tiedon käsittelyn ja hyödyntämisen tapoihin, joiden noudattamista laki ei suoranaisesti vaadi, mutta jotka edistävät asianmukaista datan käyttöä ja tuottavat arvoa myös organisaation oman toiminnan ulkopuolella.
Organisaatiot ovat yhä tietoisempia vastuullisesta datan käytöstä ja siitä, miten dataa tulisi käsitellä. Lianan kyselytutkimuksen mukaan myös teknologiatoimittajan datavastuullisuus vaikuttaa suoraan B2B-ostajan ostopäätökseen. Avoimuus ja läpinäkyvyys siitä, miten dataa käytetään sekä vastuulliset käytännöt voivat auttaa organisaatioita myös rakentamaan luottamusta ja vahvaa suhdetta asiakkaisiin. Datavastuullisuus siis tuo organisaatiolle selkeää kilpailuetua.
Tässä artikkelissa perehdymme tarkemmin datavastuullisen sähköpostimarkkinoinnin määritelmään ja siihen, miten markkinoijat ja viestijät voivat huolehtia datavastuullisuudesta tehdessään uutiskirjeviestintää ja sähköpostimarkkinointia.
Lähestymme aihetta seuraavasti:
1. Tietosuoja ja tietoturva sähköpostimarkkinoinnissa
Uutiskirjeviestintää tekevä yritys voi huolehtia datavastuullisuudesta monin tavoin, mutta aivan aluksi liikkeelle kannattaa lähteä tarkastelemalla omia tietosuojakäytäntöjä ja sitä, ovatko tietosuoja-asiat lähtökohtaisesti kunnossa markkinoinnissa ja sen ulkopuolella. Edes tietoturvallisen uutiskirjetyökalun hankinta ei korjaa tilannetta, jos asiakkaiden tiedot valuvat kolmansille osapuolille jotakin muuta kautta tai jos organisaation sisäiset käytännöt vaarantavat heidän tietosuojansa.
Käydään ensin hieman läpi perusasioita. Tietosuojadirektiiveistä suomalaisille markkinoijille tutuin lienee GDPR eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus, joka koskee henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista.
GDPR määrittelee, miten rekisterinpitäjät eli henkilötietoja käsittelevät organisaatiot saavat käyttää dataa: se edellyttää muun muassa suostumuksen keräämistä, tietojen suojaamista ja yksilön oikeuksien noudattamista. Suomessa tietosuojalainsäädännön toteutumista valvoo Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Henkilötietojen säilöminen ja käsittely
Sähköpostimarkkinoinnissa arvoon arvaamattomaan nousevat tietenkin sähköpostiosoitteet ja muut henkilötiedot, kuten nimi tai puhelinnumero, joiden käsittelyä GDPR säätelee. Henkilötietoja tulisi siis säilöä tietosuoja-asetuksen vaatimalla tarkkuudella. Tämän vuoksi esimerkiksi vastaanottajalistoja kannattaa hallita turvalliseksi todetussa työkalussa sen sijaan, että ne makaisivat sekalaisissa kansioissa työntekijöiden omilla koneilla.
Tästä huolehtimalla pidät samalla listasi helpommin järjestyksessä ja ajan tasalla: tietosuoja-asetus määrittää myös, millä perustein ja kuinka kauan tietoja saa säilyttää. Huolehdi siis siitä, että keräämäsi henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattuja.
Voit suojata sähköpostimarkkinointia varten käsittelemiäsi tietoja esimerkiksi:
- Sopimalla sisäisesti käytännöt vastaanottajalistojen käsittelyä ja säilöntää varten: mitä tietoja keräät uutiskirjeen tilauslomakkeella ja mihin tilaajien tiedot tallentuvat?
- Rajaamalla henkilöt, jotka saavat käsitellä tietoja
- Lähettämällä viestejä vain henkilöille, jotka ovat antaneet suostumuksen (vältä esimerkiksi ostolistoja)
Pidä rekisterisi eli vastaanottajalistasi järjestyksessä myös keräämällä ja päivittämällä lähetyssuostumuksia. Pyydä aina suostumus (opt-in) eli lupa tietojen käsittelyyn ja uutiskirjeviestinnän tai sähköpostimarkkinoinnin lähettämiseen. Se onnistuu helpoiten jo tilauslomakkeen valintaruudun avulla.
Varmista lisäksi, että uutiskirjeen tilaus on helppo lopettaa ja että uutiskirjeissä on aina peruutuslinkki, jonka kautta postituslistalta poistuminen on selkeää. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on kerätty ja halutessaan muokata niitä tai tulla unohdetuksi eli saada kaikki tiedot poistettua kohtuullisen ajan sisällä. Luo tietosuojaseloste ja lisää siihen johtava linkki tarpeellisiin paikkoihin, kuten uutiskirjeen alatunnisteeseen.
Huomioi eri järjestelmiä käyttäessäsi, että GDPR:n mukaan henkilötietoja tulisi säilöä EU/ETA-alueella. Varmista, että valitsemasi ohjelmisto tai järjestelmä täyttää GDPR:n vaatimukset ja suojaa tiedot asianmukaisesti.
Edellä kuvatut keinot tietosuojasta huolehtimiseksi ovat kaikki laissa määriteltyjä eli niiden noudattamista edellytetään kaikilta uutiskirjeviestintää tekeviltä. Siirrytään seuraavaksi datavastuullisuuden puolelle.
2. Datavastuullisuus sähköpostimarkkinoinnissa
Sähköpostimarkkinointi ja uutiskirjeviestintä on jo lähtökohtaisesti datavastuullista, sillä et tarvitse sen tekemiseen kolmansien osapuolien dataa. Omistat omat vastaanottajalistasi, kun olet kerännyt tilaajia esimerkiksi verkkosivulomakkeen avulla ja pyytänyt samalla suostumuksen tietojen käsittelyä varten. Käydään seuraavaksi läpi datavastuullisia tapoja, joita voit ottaa käyttöön omassa sähköpostimarkkinoinnissasi.
Tietojen säilytys ja turvaaminen
Kuten mainittua, henkilötiedot tulee suojata erilaisilla hyväksi todetuilla käytännöillä. Mieti vielä, mitä tietoja tarvitset uutiskirjeviestinnän tai sähköpostimarkkinoinnin tekemiseen, ja vältä keräämästä sellaista dataa, jota et välttämättä hyödynnä.
Tarkista, minne kaikkialle henkilötietoja kerätään: tallentuvatko tilaajien sähköpostiosoitteet esimerkiksi CMS-järjestelmään? Entä ketkä organisaatiossa vastaanottavat yhteydenottoja ja mihin nämä tiedot tallentuvat? Ketkä pääsevät tietoihin käsiksi?
Huolehdi, ettei vastaanottajalistoja lähetellä organisaation sisällä Teamsissa, Slackissä tai sähköpostitse ilman suojausta, ja etteivät ne loju keräämässä pölyä työntekijöiden omissa salaisissa kansioissa. Paras tapa on hallita kaikkia listoja uutiskirjetyökalussa, jonne vain tietyillä uutiskirjeviestintää tai sähköpostimarkkinointia tekevillä työntekijöillä on pääsy.
Voit tehdä työkaluun kirjautumisesta turvallisempaa esimerkiksi SSO-kirjautumisella, joka sekä nopeuttaa eri järjestelmiin kirjautumista että vähentää tarvetta useille salasanoille. Harkitse myös monivaiheisen kirjautumisen käyttöönottoa (MFA) SSO:n lisäksi.
SSO-kirjautuminen nopeuttaa eri järjestelmiin kirjautumista ja pitää tärkeät tiedot tallessa.
Datan jakaminen
Kun käyt tiedonvaihtoa organisaatiossasi, huolehdi siitä, että et tule samalla tarpeettomasti jakaneeksi asiakastietoa. Ole tarkkana esimerkiksi uutiskirjeraportin jakamisessa: raporttiin on usein merkitty, ketkä ovat avanneet sen ja klikanneet jotakin sisältöä. Uutiskirjetyökalu LianaMailerissa pystyt anonymisoimaan raportit, jolloin voit huoletta jakaa niitä organisaatiossasi.
Pysy perillä siitä, mitä kolmannen osapuolen järjestelmiä on käytössä ja miten data liikkuu eri järjestelmien välillä. Tutustu aina ennen uusien järjestelmien käyttöönottoa siihen, miten ja missä ne säilövät ja käsittelevät dataa.
Kommunikaatio
Ole läpinäkyvä ja kommunikoi selkeästi siitä, mitä varten keräät tietoja, miten käsittelet tietoja ja millaista uutiskirjeviestintää vastaanottaja on saamassa ja kuinka usein. Ilmoita esimerkiksi uutiskirjeen alaosassa, miksi vastaanottaja saa viestin: onko hän asiakas tai liittynyt listalle tilaamalla uutiskirjeen? Tarjoa samalla selkeä ja helppo tapa poistua listalta.
Viesti selkeästi, miksi vastaanottaja on saanut uutiskirjeen ja mitä kautta hän voi muokata tietojaan tai poistua postituslistalta.
Jos datavastuullisuus on keskeistä organisaatiollesi, muista kommunikoida sidosryhmille, mitä eri toimenpiteitä teette sen eteen ja miten datavastuullisuus tällä hetkellä toteutuu. Harvassa organisaatiossa mikään vastuullisuustyö tulee koskaan täysin valmiiksi – se on usein päin vastoin toimintojen jatkuvaa kehittämistä. Älä siis pelkää viestiä keskeneräisyydestä. Aloita vaikkapa siitä, että olette aloittamassa systemaattista datavastuullisuustyötä ja kerro, mitä toimenpiteitä se pitää sisällään.
Pidä tiimisi ajan tasalla ja kommunikoi tietosuojaan liittyvistä laeista ja säädöksistä. Sopikaa yhdessä käytännöt, joilla edistätte datavastuullisuutta omalta osaltanne ja koko organisaatiossa.
Tee harkittua uutiskirjeviestintää
Vain tarpeellisten viestien lähettäminen on datavastuullista. Vältä uutiskirjeiden lähettämistä massoittain ja summamutikassa. Sen sijaan sisältöjä tulisi kohdentaa harkiten tietyille kohderyhmille ja seurata, miten ne suoriutuvat, ja optimoida sitten viestintää analytiikan pohjalta. Nyrkkisääntönä voi siis pitää: ei kaikkea kaikille. Voit viedä kohdentamisen vielä askeleen pidemmälle ja personoida viestit vastaanottajakohtaisesti. LianaMailerilla uutiskirjeen voi personoida vastaanottajakohtaisesti kahdella tavalla, tekstillä tai sisältöosioilla.
Harkiten tehdyllä uutiskirjeviestinnällä ja sähköpostimarkkinoinnilla voit pienentää digimarkkinointisi hiilijalanjälkeä. Vaikka pilvipalvelut ovat lähtökohtaisesti resursseja säästäviä, myös sähköpostimarkkinoinnilla on omat päästönsä mm. palvelimien sähkön kulutuksen ja tietoliikenteen energiankulutuksen muodossa. Harkiten valmistellut ja ajoitetut sähköpostikampanjat ja vain tarpeellisten viestien lähettäminen auttaa pitämään nämä päästöt kurissa.
Kysyimme markkinoinnin ja viestinnän ammattilaisilta, miten he huomioivat datavastuullisuuden uutiskirjemarkkinoinnissa. Suurin osa kerää vain tarvitsemansa tiedot ja kommunikoi, mihin käyttöön tietoja kerätään.
LianaMailer on kotimainen ja datavastuullinen uutiskirjetyökalu
Kotimaisella LianaMailerilla teet datavastuullista sähköpostimarkkinointia ja uutiskirjeviestintää: varmista tilaajiesi pätevyys, määritä lähetysperusteet ja hallitse helposti suostumuksia ja postituslistoja. Toteuta kohdennetut kampanjat ja personoi viestit vastaanottajakohtaisesti. Suomessa sijaitsevat laadukkaat palvelimet ja toimitettavuuden eteen tehty kehitystyö takaavat korkean viestien läpimenon.
Tutustu LianaMailerin ominaisuuksiin!
