Miten viestintää tehdään kahden hengen organisaatiossa, jossa on myös pieni budjetti? Lianan webinaarissa vieraillut Viesti ry:n viestintäpäällikkö Anni Haaparanta avaa kolmen viestinnän kulmakiven kautta sitä, miten pienessä järjestössä hoidetaan viestintä niin, että toteutetaan järjestön strategiaa, tarjotaan huippulaatuista sisältöä ja kommentoidaan myös ajankohtaisia aiheita viestintään liittyen.
- Miten strategia ja suunnitelmallisuus toimivat viestintää ohjaavana työkaluna
- Miten Viesti ry. on tehostanut prosessejaan konseptoimalla sisältöjä
- Miten yllättäviin ja ajankohtaisiin aiheisiin ehditään tarttumaan pienistä resursseista huolimatta
Viesti ry. toteuttaa viestintää useassa kanavassa, joihin kuuluvat järjestön verkkosivut, siellä sijaitseva blogi, kuukausittainen uutiskirje, tapahtumaviestit ja Viesti ry:n kohderyhmien mukaan valitut sosiaalisen median kanavat. Lisäksi Viesti ry. saa näkyvyyttä ja kuulijoita webinaareissa ja tapahtumissa, omalla Tiedotusosasto-podcastillaan sekä puheenvuoroilla tai muun ansaitun näkyvyyden kautta.
1. Strategia ja suunnitelmallisuus kaiken pohjana
Viesti ry:n verkkosivuilla on näkyvissä järjestön strategia, jossa on määriteltynä tyypilliseen tapaan esimerkiksi arvot, missio ja visio. Järjestö päivitti strategiansa vuonna 2020 ja päivitetty strategia on toteutettu erittäin jäsenlähtöisesti niin, että arvot ovat jotain sellaista, mihin jäsenet voivat identifioitua.
Strategian päivityksen jälkeen Viesti ry:ssä pysähdyttiin miettimään myös sitä, miten eri viestintäkanavat Viestille toimivat. Järjestössä pohdittiin, mihin tarkoituksiin kanavia käytetään ja otettiin jäsenistöltä toiveita kanaviin liittyen. Järjestön strategiasta johdettiin viestintästrategia. Strategia on määritelty vuosiksi 2020-2022, mutta pyrkimyksenä oli silti tehdä pidemmän aikavälin strategia, johon pienillä viilauksilla voi tehdä paljon – vaikkapa viilaamalla toiminnan painopisteitä.
Tärkeintä Viestin viestintäsuunnitelmassa on, että se on yhteiskunnallisesti ja ajan kannalta relevantti, eikä vanhentuneen oloinen. Viesti ry pitääkin kahden vuoden välein strategiapäivän jatkokehitystä varten, jossa voidaan keskittyä esimerkiksi brändin kehitykseen. Pienessä järjestössä voi olla vaikeaa pysähtyä tarkastelemaan toimintaa, koska arjen tekeminen täytyy hoitaa. Pysähtyminen on kuitenkin todella tärkeää, jotta operatiivista toimintaa pystytään ohjaamaan haluttuun suuntaan.
Strategia luo Viesti ry:n viestintään raamit ja rajat. Viestinnällä taas edistetään strategiaa. Strategiatyössä on erityisesti kyse siitä, että rajataan niitä asioita, mitä loppujen lopuksi tehdään. Joko järjestön sisältä tai jäsenistöltä voi tulla ajatuksia, että “olisi kiva tehdä näin”. Voi kuitenkin olla, että strategian avulla on helppo rajata joku idea operatiivisen toiminnan ulkopuolelle. Viestintä tekee strategiaa olemassa olevaksi toteuttamalla siinä mainittuja asioita ja jättämällä toteuttamatta siitä pois rajattuja asioita.
Viesti ry:llä strategiasta johdetusta viestintästrategiasta johdetaan operatiivinen viestintäsuunnitelma. Käytännössä kyseessä on julkaisusuunnitelma, joka Viestillä on excelin muodossa ja siihen on kirjattu viestintäkanavat sekä päivämäärät julkaisuille. Ylös kannattaa kirjata siis:
- Mitä julkaistaan
- Milloin julkaistaan
- Kuka julkaisee
Julkaisusuunnitelman mukaan voidaan sisältöjen ajastukset tehdä pitkälti liukuhinatyönä viikkojakin eteenpäin. Pitkälle tulevaisuuteen voi ajastaa toiminnan kannalta jatkuvia sisältöjä, jotka eivät ole herkkiä ympäristön muutoksille. Täytyy muistaa kuitenkin seurata ympäröivää maailmaa ja muokata tarpeen mukaan esimerkiksi asioiden sanoitusta jo ajastetuissa sisällöissä. Tärkeää on myös seurata tuloksia. Miten toimintaa voisi kehittää? Tuotetaanko sisältöä, joka ei ehkä kiinnosta seuraajia?
Kannattaa pitää mielessä, että strategia on turha yläpilven asia, jos sitä ei tehdä aidosti operatiivista toimintaa ohjaavaksi työkaluksi. Samoin viestintästrategia on turha, jos siitä ei jalosteta operatiivista viestintäsuunnitelmaa. On siis hyödyllistä varata aikaa sille, että strategia on käyttökelpoinen työkalu oli kyse sitten järjestön tai yrityksen toiminnasta.
Strategiatyön hyötyjä:
-
Auttaa yhdenmukaistamaan viestintää
-
Helpottaa viestinnän jokapäiväistä suunnittelua
-
Auttaa rajaamaan viestittäviä asioita
-
Auttaa hahmottamaan, mihin asioihin olisi syytä tarttua
-
Tuo jatkuvuutta viestintään, vaikka henkilöstövaihdoksia tapahtuisi
-
Auttaa “silpputyön” kuormittavuuden hallinnassa
-
Tuo tuloksia
Strategiatyö vie yhdessä hetkessä enemmän aikaa, mutta pitkällä aikavälillä siihen käytettyjen resurssien hyötysuhde on parempi.
2. Konseptit tuomassa tehokkuutta tekemiseen
Viesti ry:llä on käytössä sisältöjen konseptointi. Strategisen tason ydinviesteistä johdetaan sisältökonsepteja, jotka käytännössä ovat valmiita paketteja siitä, mitä, miten ja milloin viestitään. Milloin-määreellä tarkoitetaan tässä yhteydessä esimerkiksi sitä, tapahtuuko viestintä aina ennen tapahtumaa vai sen jälkeen. Molemmille tilanteille on viestinnässä omat konseptit.
Tapahtumaviestintä on Viesti ry:llä jatkuvaa. Jatkuvien sisältöjen konseptointi tehostaa huimasti sisällöntuotantoa. Eri viesteille on siis olemassa raamit ja visuaalinen pohja, jonka mukaan tietynlainen sisältötyyppi tehdään mahdollisimman pienillä muutoksilla. Tavoitteena on aina pyrkiä helpottamaan prosesseja ja ns. tulevaisuuden minän työtä, jotta resursseja vapautuu muuhun. Viestintäprosesseja kehitetään myös jatkuvasti niin, että uuden sisällön tuottaminen olisi mahdollisimman kevyttä.
3. Kun peruspilarit ovat kunnossa, jää aikaa tarttua ajankohtaisiin asioihin
Kun strategian kautta on mietitty, millaisista asioista halutaan puhua ja kun sisällöntuotannon prosesseja on tehostettu, niin aikaa vapautuu ajankohtaisiin asioihin tarttumiseen.
Ajankohtaisuus on aina tärkeää viestinnässä, mutta se on nostettu erikseen tärkeänä arvona Viesti ry:n strategiaan. Tämän takia Viestin toiminnassa on hyvin tärkeää seurata ympäröivää maailmaa, uutisia ja somekeskusteluja viestinnän painotuksien kautta. Viesti ry:ssä pohditaan, onko ajankohtaisissa asioissa jotain sellaista aihetta, joka voisi erityisesti kiinnostaa viestijöitä. Tai nouseeko ajankohtaisten teemojen kautta jotain sellaista, johon viestijä voisi kaivata tukea.
Mediaseurantapalvelu auttaa huimasti eri teemojen ympärillä käytävän keskustelun seuraamista sekä journalistisessa että sosiaalisessa mediassa. Jos mediassa nousee esiin jotain viestijöiden kannalta relevanttia aihetta, niin Viesti ry:n sisältökalenterissa tehdään tässä vaiheessa tilaa aiemmin suunnitelluilta asioilta tai viilataan jo ajastettuja viestejä ajankohtaisen aiheen kannalta.
Vaikka organisaatio olisi henkilöstöltään pieni, niin verkostoja hyödyntämällä saa paljon arvokasta sisältöä luotua. Viesti ry:lle tärkeitä verkostoja ovat:
-
Hallituksen jäsenet
-
Viestinnän asiantuntijat, kuten vieraskynät ja podcast-vieraat
-
Kouluttajat ja puhujat
-
Muut yhteistyökumppanit
-
Kattojärjestö Akavan Erityisalat
-
Muut Akavan Erityisalojen jäsenjärjestöt
-
Muut viestinnän alan yhteisöt
-
Ainejärjestöt ja oppilaitokset
Orgaanisen ja ansaitun näkyvyyden tavoittelu on myös tietoinen valinta. Vetävät puhujavalinnat tapahtumissa, hashtag-kampanjat ja -arvonnat, tägäämiset sekä kohderyhmille merkitykselliset aihevalinnat auttavat orgaanisen näkyvyyden saavuttamisessa.
Haluatko lukea lisää järjestöille hyödyllisistä viestinnän työkaluista?
