Haluat aloittaa sisäisen uutiskirjeen lähettämisen, mutta et oikein tiedä, mistä lähteä liikkeelle? Tai ehkä lähetät jo kirjettä ja olet päättänyt, että on sisällön uudistamisen aika? Siinä tapauksessa olet saapunut oikean sisällön äärelle!
Olemme keränneet listan muun muassa uutiskirjeen sisältöä ja visuaalista ilmettä koskevista vinkeistä, joiden avulla saat rakennettua mahtavan sisäisen uutiskirjeen:
1. Tiedota yrityksen sisäisistä asioista
2. Nosta työntekijöitä valokeilaan
3. Luo kevyt uutisosio
4. Käytä aitoja kuvia yrityksesi arjesta
5. Luo jatkumoa visuaalisilla elementeillä
6. Muista perusasiat: fontit, värit ja efektit
7. Pidä uutiskirjeen pituus maltillisena
8. Valitse vastaanottajaksi kaikki relevantit sidosryhmät
Sisältöideoita
Tiedota yrityksen sisäisistä asioista
Sisäinen uutiskirje on täydellinen tapa kertoa organisaatioon liittyvistä tapahtumista, kuten messuista, tilaisuuksista, artikkeleista lehdissä...(ja jopa juhlista!) Kirjeen avulla pystyt pitämään henkilöstösi ajan tasalla siitä, mitä organisaatiolle kuuluu.
Me Lianalla haluamme vahvistaa yhteishenkeä kerääntymällä yhteen aina kun siihen on mahdollisuus:
Jos työpäiväsi koostuvat yrityksesi tuotteiden käytöstä, voit myös informoida tuotteisiin tulevista päivityksistä – oli kyse sitten ohjelmistoista, tarvikkeista tai muusta tarjoomasta. Päivitysuutiset ovat arvokkaita koko henkilöstölle, vaikkei jokainen kyseistä tuotetta käyttäisikään.
Voit myös kertoa tärkeimmistä alaanne liittyvistä uutisista – teknologia-, talous- tai lakipainotteisesti.
Nosta työntekijöitä valokeilaan
On tärkeää, että ihmiset tuntevat itsensä tervetulleeksi. Sisäinen kirje onkin juuri oikea alusta tiedottaa kaikille, kun uusi työntekijä tai harjoittelija liittyy remmiin. Maininta ja kuva uudesta työkaverista on riittävä ja uusi kasvo on varmasti tyytyväinen esittelystä.
Voit myös tiedottaa kaikkia siitä, kun työntekijä saa ylennyksen tai vaihtaa tiimiä organisaation sisällä. Esittelemällä eri palveluita joka kuukausi ja/tai laittamalla jonkun työtehtävät erityiseen fokukseen saat myös ihmisiä osallistettua ja heidän työlleen ansaittua huomiota.
Tuomalla esiin työntekijöiden tarinoita voi myös olla hyvin mielenkiintoista heidän kollegoilleen. Tässä joitakin esimerkkejä siihen, miten tämän voi toteuttaa:
- Jos organisaatiollasi on toimistoja useissa eri paikoissa, tai jopa maissa, ja joku työntekijöistäsi käy haarakonttorilla vierailulla, niin hän voi raportoida tästä sisäiseen kirjeeseen
- Esittele satunnaisesti valittu työntekijä joko hauskan tai asiallisen kyselyn avulla
- Pyydä hallituksen jäsentä, tiiminvetäjää tai työntekijää kertomaan tarinansa: miten he aloittivat työskentelyn yrityksessä ja miten he päätyivät tähän asemaan urallaan
Riippuen toimialastanne voit päivittää työntekijöiden tietoutta julki menneistä projekteistanne tai vaikkapa kuukauden myyntitykistä – tärkeintä on se, että ihmisten saavutuksia nostetaan esille eri monelta eri kulmalta.
Luo kevyt uutisosio
Juhlakausina voit kirjoittaa näihin juhliin liittyvistä perinteistä tai miten erityinen päivä otetaan organisaatiossanne vastaan (oli kyse sitten kansallisesta juhlapäivästä, joulusta tai kesälomasta). Jos osa kollegoistasi tulee eri maista tai toimistoja on eri puolella maailmaa, voi olla hyvin mielenkiintoista kuulla eri maiden traditioista, kuten esimerkiksi meillä tehdään:
Voit myös visuaalisesti korostaa juhlapäivää sisäisen uutiskirjeen viestipohjassa – tehdä vaikkapa erillisen jouluversion.
Saadaksesi sisältöä tämäntyyppiseen uutisosioon ja luodaksesi kevyen ilmapiirin yritykseesi voit järjestää pieniä kilpailuja työntekijöiden keskuudessa ja paljastaa tulokset sisäisessä uutiskirjeessä. Kilpailujen avulla sinulla on hauskoja tarinoita kerrottavaksi ja mahtavaa blooper-videosisältöä jaettavaksi.
Voit myös sisällyttää kirjeeseen niksiosion, jossa annat toimiston elämää helpottavia vinkkejä: voit esimerkiksi muistuttaa kaikkia, miten luoda poissaolotiedote sähköpostiin ennen lomille lähtöä tai keksiä itse elämää sujuvoittavan vinkin.
Tuntuuko, että tässä on jo liikaa? Pidä mielessä, että et ahda yhtä kirjettä liian täyteen asiaa. Vaihtele aiheita kirjeestä toiseen. Tämä pitää myös lukijoiden mielenkiinnon yllä.
Miltä uutiskirjeesi tulisi näyttää?
Koska sisäinen uutiskirje on vähemmän muodollinen kuin asiakkaille tai prospekteille lähetettävä uutiskirje, voi sen sävykin olla kepeämpi. Tämä saa vastaanottajat tuntemaan läheisyyttä ja välittömyyttä yrityksen kanssa. Keveyttä viestiin tuovat esimerkiksi välimerkit, emojit, kielikuvat ja tietynlainen huumori.
Käytä aitoja kuvia yrityksesi arjesta
Kuvien lisääminen voi myös tuoda eloa uutiskirjeeseesi. Käytä kuvia yrityksen arjesta, työntekijöistä, yleisistä tiloista ja toimistoista – nämä toimivat paremmin kuin kuvapankkien kuvat. Vältä kuitenkin täyttämästä kirjettä pelkillä kuvilla.
Luo jatkumoa visuaalisilla elementeillä
Voit käyttää samaa yläpalkin kuvaa, logoa tai emojia jokaisessa uutiskirjeessä luodaksesi jatkumoa. Jos yrityksesi esimerkiksi myy uima-altaita ja kutsutte itseänne leikillisesti meren kansaksi, niin voitte lisätä vaikkapa merenneidon jokaisen uutiskirjeen otsikkoriville.
Apina-emoji on valittu edustamaan meitä viidakkoteemamme mukaisesti:
Jos haluat ohjata ihmisiä muille verkkosivustoille esitelläksesi erilaisia projekteja, niin voit luonnollisesti lisätä kirjeeseen linkkejä. Voit myös lisätä sisältöön videoita tai linkkejä videoihin.
Muista perusasiat: fontit, värit ja efektit
Nämä säännöt kannattaa laittaa korvan taakse:
- Fontit: älä käytä enempää kuin kahta eri fonttia ja valitse fontille väri, jota on helppo lukea.
- Värit: voit valita räikeitä tai hillittyjä, riippuen organisaationne ilmeestä.
- Efektit: varo käyttämästä näitä liikaa. Liika vilkkuminen häiritsee ja vie huomion itse sisällöltä.
Uutiskirjeen elementit kannattaa valita toimivuuden ehdoilla, mutta se ei suinkaan tarkoita että uutiskirjeen täytyisi näyttää tylsältä. Nappaa videoltamme vinkit visuaalisesti trendikkäisiin uutiskirjeisiin.
Huom! Nähdäksesi videon, anna evästehallinnassa suostumus vähintään Markkinointi-kohtaan. Avaa evästehallinta.
Voit ottaa suomenkieliset tekstityksen käyttöön videon asetuksista.
Pidä uutiskirjeen pituus maltillisena
Sisäisen uutiskirjeesi pituus on myös tärkeä seikka. Lyhyt ja ytimekäs – sen pitäisi olla mottosi uutiskirjeen suhteen. Senpä vuoksi, viisi tai kuusi on maksimimäärä osioita, joka yhdessä kirjeessä kannattaa olla. Osa osioista voi olla hyvinkin lyhyitä (kuten esimerkiksi niksiosio).
Jos sinulla on paljon sanottavaa etkä voi lyhentää kirjeen pituutta, niin kannattaa pohtia voisitko lähettää kirjettä kahden viikon välein kuukausittaisen kirjeen sijasta. Tällä tavoin yksittäinen kirje on lyhyempi ja se myös kolahtaa kaikkien postiluukkuun useammin.
Valitse vastaanottajaksi kaikki relevantit sidosryhmät
Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä: postituslistasi. Kannattaa lähettää sisäinen uutiskirje kaikille työntekijöille, mutta myös organisaation hallituksen jäsenille. Voit myös pohtia, lähettäisitkö viestiä myös muille, kuten kumppaniyrityksille ja muille sidosryhmille. Valinta on sinun!
Etsitkö ratkaisua sisäisten uutiskirjeiden lähettämiseen? LianaMailer on kotimainen sähköpostimarkkinoinnin työkalu, jolla lähetät näppärästi mobiilioptimoidut, GDPR-ystävälliset ja yritysilmeesi mukaiset sisäiset uutiskirjeet. Tutustu ja ihastu!
