Tapahtuman järjestäminen vaatii työtä ja muistettavaa riittää – oli kyseessä sitten kokonaisuus verkossa, livenä tai hybridinä yhdistäen molemmat. Erityisesti viestinnällisiä tarpeita on monenlaisia: tapahtuman kutsut, liput tai vahvistusviestit, muistutukset ja muu tiedottaminen, markkinoinnista puhumattakaan.
Siksi tapahtumanjärjestäjän takataskujen tärkeimpiä työkaluja ovatkin markkinoinnin automaatiot.
Markkinoinnin automaatioissa on kyse viestinnän tehostamisesta kohdentamisen ja ajastamisen avulla. Automaatiot siis mahdollistavat sen, että viestejä voidaan ajastaa ennakkoon ja suunnata tarkasti tietyille vastaanottajille esimerkiksi heidän osallistumis- tai käyttäytymistietojensa perusteella. Tämän ansiosta myös tapahtuman viestinnästä voidaan luoda automaatioketjuja, jotka helpottavat ja parantavat tapahtumajärjestelyjä huimasti. Automaatioiden avulla varmistetaan, että tapahtumadata tulee näkyväksi ja hyödynnettäväksi koko organisaatiolle.
Lähdetään siis perehtymään automaatioiden mahdollisuuksiin tapahtumaviestinnässä. Tästä artikkelista löydät:
- Tietoa hybridi- ja verkkotapahtumista
- Vinkkejä markkinoinnin automaatioiden suunnittelemisen aloittamiseen
- Ohjeita markkinoinnin automaatioiden hyödyntämiseen verkko-ja hybriditapahtumissa
Hybridi- ja verkkotapahtumat
Hybriditapahtuma on käsitteenä monille vielä hieman tuntemattomampi. Parhaimmillaan hybriditapahtuma yhdistää live- ja verkkotapahtumien parhaat puolet ja tuo paikalle laajemman, kansainvälisemmänkin yleisön. Tämä kuitenkin edellyttää toimivaa viestintää, jotta osallistujat ymmärtävät tapahtuman uudenlaisen konseptin ja heille muodostuu realistiset odotukset tilaisuudesta. Hybriditapahtuman viestinnässä on erityisen tärkeää kohdentaa viestit oikean osallistujatyypin perusteella: verkko-osallistujien ei tarvitse kuulla saapumisohjeista tapahtumapaikalle, eivätkä ohjeet webinaariohjelmiston käynnistämisestä tuo live-osallistujille lisäarvoa.
Verkkotapahtumat ja webinaarit taas ovat tulleet tutuksi lähes jokaiselle viimeistään viime vuoden aikana. Myös verkkotapahtumien viestinnän tulisi olla informatiivista, osallistuja haluaa tietää ainakin tapahtuman seuraamisen tekniset vaatimukset ja ohjeet mukaan liittymisestä. Toimivalla viestinnällä voidaan myös tuoda runsaasti lisäarvoa webinaarin osallistujakokemukseen, esimerkiksi osuvien lisämateriaalien kautta.
Markkinoinnin automaatioiden suunnitteleminen
Tiedät jo varmasti, että yksi markkinoinnin tärkeimpiä periaatteita on kohderyhmän eli asiakaspersoonien tunteminen. Tämä toimii hyvänä lähtökohtana myös tapahtumakokonaisuuden ja automaatioiden suunnittelulle.
Keitä ovat tapahtumasi ihanne-osallistujat? Mitä mediaa he käyttävät ja lukevat? Mitkä ovat heidän motivaationsa osallistua tapahtumaan ja miten he hyötyvät siitä? Muun muassa näiden kysymysten tulisi toimia peruspilareina tapahtumaviestinnällesi. Lue lisää vinkkejä tapahtumaviestintään täältä.
Kun olet määrittänyt ihanteelliset osallistujatyypit, voit miettiä, kuinka kyseiset henkilöt toimivat. Ovatko he osoittaneet kiinnostuksensa tapahtumaa kohtaan esimerkiksi tilaamalla uutiskirjeen tai klikkaamalla siinä olevaa linkkiä? Vai ovatko potentiaaliset osallistujat jo käyneet saman koulutuksen alkeiskurssin? Näiden kysymysten pohjalta löydät perustan henkilöille, jotka haluat kutsua tapahtumaasi.
Kuin huomaamattasi olet nyt luonut segmenttejä, joita voit hyödyntää markkinoinnin automaatioissa.
Näin hyödynnät automaatioita verkko- ja hybriditapahtumissa
Seuraavaksi käymme näiden kuuden askeleen avulla läpi kuinka voit parhaiten hyödyntää markkinoinnin automaatioita hybriditapahtumien ja webinaarien viestinnässä:
- Tapahtuman näkyvyys verkossa
- Kutsut ja markkinointi
- Vahvistusviestit
- Muistutukset ja tiedotukset
- Viestintä tapahtuman aikana
- Viestintä tapahtuman jälkeen
1. Tapahtuman näkyvyys verkossa
Digitaalisen markkinoinnin päätepisteeksi tarvitaan tietysti tapahtuman laskeutumissivu. Tapahtumasivulta osallistujan tulisi löytää kaikki hänen tarvitsemansa tieto tilaisuudesta ja selkeä CTA-painike, jonka kautta voi ilmoittautua tapahtumaan.
Ilmoittautumisprosessi kannattaa toteuttaa verkossa ja automatisoida täysin. Luo ilmoittautumissivulle selkeät lomakekentät, joiden kautta keräät tarvitsemasi osallistujadatan tietoturvallisesti yhteen paikkaan. Suosittelemme hyödyntämään tähän tapahtumanhallinnan järjestelmää. Näin säästyt turhilta Excel-tiedostoilta ja muistisi varassa pyöriviltä osallistujatiedoilta, niillä kun on tapana unohtua helposti. Lisäksi varmistat, että kaikki tarvittava tieto aina erikoisruokavalioista ennakkokysymyksiin on kerätty ja myös anonymisoitavissa tarpeen tullen.
Vinkki! Kun tapahtuman ilmoittautumisprosessi on integroitu markkinoinnin automaatioihin, voit hyödyntää lomakekenttien vastauksia viestinnän automaatioiden kohdentamisessa.
Näin osallistujatietojen kerääminen on automatisoitu ja voit itse keskittyä muihin tehtäviisi.
2. Kutsut ja markkinointi
Webinaarin tai hybriditapahtuman kutsuissa kannattaa hyödyntää digitaalista viestintää. Kutsujen lähettäminen luonnistuu parhaiten sähköpostiviestinnän ja uutiskirjeiden avulla. Se myös mahdollistaa automaatiot ja tarkan kohdentamisen.
Näin hyödynnät automaatioita kutsujen lähettämisessä:
- Ajasta kutsujen lähettäminen jo etukäteen tiettynä aikana ennen tapahtumaa. Tapahtuman luonteesta riippuen suosittelemme lähettämään kutsut vähintään paria viikkoa aikaisemmin. Joskus kuitenkin jopa kuukausia ennen lähetetty save-the-date voi olla tarpeellinen.
- Kohdenna kutsut haluamallesi yleisöille sähköpostitse. Automaatioihin haetun datan myötä voit kohdentaa kutsut esimerkiksi...
- Yhden, useamman tai kaikkien aiempien tapahtumasi osallistujille
- Aiemmille osallistujille, jotka ovat osoittaneet kiinnostuksensa tuleviin tapahtumiin esimerkiksi täyttämällä tietyn lomakekentän ilmoittautumisen yhteydessä
- Palautekyselyssä valitsemaasi kysymykseen vastanneille (kokeile esimerkiksi “Oletko kiinnostunut osallistumaan tapahtumiimme tulevaisuudessa?”)
- Uutiskirjeen tilanneille
- Verkkosivustosi materiaaleja ladanneille
- Ajasta ja kohdenna toinen muistutuskutsu niille, jotka eivät ole vielä ilmoittautuneet mukaan tiettynä ajankohtana. Tämänkin kohdennuksen voit luoda etukäteen markkinoinnin automaatioiden avulla.
3. Vahvistusviestit
Kun osallistuja on ilmoittautunut tapahtumaan tai ostanut lipun, tulisi hänen saada kirjallinen vahvistus onnistuneesta ilmoittautumisestaan mahdollisimman pian.
Tapahtumanhallinnan järjestelmä kuten Eventilla lähettää yleensä vahvistusviestin automatisoidusti sähköpostiin, heti ilmoittautumisen jälkeen. Vahvistusviestin kautta voi myös sallia osallistujan muokata hänen omia ilmoittautumistietojaan tarpeen tullen.
Hybriditapahtumissa kannattaa huomioida, että myös vahvistusviestissä on eritelty valittu osallistumistyyppi, jotta osallistuja voi tarkistaa ilmoittautuiko hän verkko- vai live-osallistujaksi.
Huomaatko, kuinka nämä kutsut eroavat toisistaan? Ensimmäinen on lähetetty kaikille kutsuttaville, toinen taas muistutuskutsuna vain niille, jotka eivät vielä ilmoittautuneet mukaan ensimmäisestä kutsusta.
4. Muistutukset ja tiedotukset
Tapahtumissa ilmenee usein hyvinkin erilaisia viestinnällisiä tarpeita, kuten muistutuksia, ohjeistuksia, tiedotuksia tai vaikkapa inspiroivia ennakkokirjeitä. Jokaisen viestin lähettäminen kuitenkin vie aikaa ja erityisesti kiireessä sattuu helposti inhimillisiä virheitä (tiedämme kaikki sen pienenkin erehdyksen tuskan).
Siksi kaikki tapahtumaviestintä kannattaa automatisoida jo reilusti ennen h-hetkeä ja tapahtuman alkamista. Suosittelemme suunnittelemaan tapahtuman viestinnän kaaren kokonaisuudessaan jo etukäteen. Mieti ainakin näitä: Mitä osallistujan tulee tietää ennen tapahtumaa? Tarvitseeko hän lisätietoja tapahtuman järjestelyistä tai tuleeko hänen valmistautua siihen jotenkin?
Muita hyödyllisiä ideoita:
- Erityisesti verkkotapahtumat tai webinaarit unohtuvat helposti. Tunnustan itse ainakin ilmoittautuneeni mukaan, mutta muistaneeni webinaarin vasta sen jälkeisenä päivänä. Siksi suosittelemme tarjoamaan kalenterilinkin, josta osallistuja voi lisätä tapahtuman kalenteriinsa ja erityisesti lähettämään muistutusviestin vähintään 15 minuuttia ennen webinaarin alkamista. Muistutuksen tulisi sisältää ainakin webinaarilinkki sekä ohjeet linjoille liittymiseen.
- Hybriditapahtumissa myös muistutusviestit tulisi kohdentaa osallistujatyypin mukaisesti. Live-tapahtumaan saapuvat haluavat todennäköisesti tietää saapumisohjeet viimeistään edellisenä päivänä, online-linjoille saapuville taas riittävät ohjeistukset tapahtumapäivänä. Vinkit hybriditapahtumien viestintään löydät täältä.
- Voit kohdentaa automatisoitua muistutus- ja tiedotusviestintää myös ilmoittautumislomakkeen valintojen perusteella. Voit esimerkiksi lähettää vinkkejä lähistöllä sijaitsevista majoituspaikoista niille hybriditapahtuman live-osallistujille, jotka kertoivat lomakkeella etsivänsä majoitusta tapahtumapaikalta.
5. Viestintä tapahtuman aikana
Joskus on tarpeellista viestiä yleisölle myös tapahtuman aikana. Jos viestintä on kiireellistä, suosittelemme valitsemaan muodoksi tekstiviestin, koska se yleensä tavoittaa vastaanottajan sähköpostia nopeammin.
Voit ajastaa markkinoinnin automaatioiden viestintää myös tapahtuman ajalle, olipa kyseessä sitten sähköposti tai tekstiviesti. Voit esimerkiksi lähettää osallistujille tapahtumaa tukevia oheismateriaaleja PDF-muodossa tai muistuttaa seuraavista alkavista ohjelmanumeroista. Kun olet automatisoinut viestit oikeaan aikaan, voit keskittyä muihin järjestelyihin itse tapahtuman aikana.
6. Viestintä tapahtuman jälkeen
On tärkeää muistaa osallistujia myös tapahtuman jälkeen – antoivathan he arvokasta aikaansa juuri sinun tapahtumaasi osallistumalla.
Tapahtuman jälkeinen viestintä kannattaa yleensä kohdentaa läsnäolotietojen perusteella. Paikalle päässeille lähetetään tietysti kiitokset ja kysely, jossa pyydetään antamaan palautetta tilaisuudesta. Palautekyselyä laatiessa kannattaa huomioida, että myös palautteen lomakekenttien mukaan voidaan myös kohdentaa erilaisia automaatioketjuja.
Haluaisitko esimerkiksi kysyä huonon arvion antaneilta tarkempia perusteluja ja kehitysehdotuksia? Tai kohdentaa seuraavan tapahtumasi markkinointia heille, jotka ilmaisivat olevansa kiinnostuneita osallistumaan myös jatkossa? Voit myös asettaa automaatioista itsellesi hälytyksen, joka varoittaa huonoista palautteista, että voit reagoida niihin ajoissa.
Älä unohda myöskään heitä, jotka ilmoittautuivat mukaan, mutta eivät päässeetkään paikalle. Erityisesti verkkotapahtumista ja webinaareista lähetetään usein tallenne, joten monet myös odottavat saavansa tallenteen myöhemmin vain ilmoittautumalla mukaan. Myös tätä osallistujaryhmää kannattaa hyödyntää tulevien tapahtumien markkinoinnissa automaatioiden avulla.
Kuinka läsnäolotiedot sitten saadaan automaatiojärjestelmään? Webinaari-integraatio tapahtumanhallinnan järjestelmään mahdollistaa verkkotapahtuman läsnäolojen seuraamisen ja näin myös kohdentamisen osallistumisdatan perusteella. Hybriditapahtuman live-osallistujien läsnäoloa taas voidaan seurata esimerkiksi QR-koodillisten lippujen skannaamisen avulla.
Tehosta tapahtumanhallintaa Eventillan avulla
Eventilla on tapahtumanhallinnan työkalu, joka mahdollistaa tapahtuman laskeutumissivun, ilmoittautumisprosessin, raporttien, viestinnän ja kyselyiden luomisen. Tapahtumaprosessi on aina järjestäjän brändin mukainen, mikä tuokin tilaisuuden saumattomaksi osaksi muuta markkinointia. Eventilla soveltuu erinomaisesti hybridi- ja verkkotapahtumien järjestämiseen, koska se mahdollistaa mm. viestinnän kohdentamisen ja webinaari-integraatiot.
Eventilla integroituu Liana®Cloud-työkaluihin kuten Liana®Cloud Marketing Automationiin natiivisti ja toimii samassa käyttöliittymässä.
Kiinnostuitko tehokkaammasta tapahtumaviestinnästä? Kysy lisää tai pyydä demo-esittely työkalusta.
